1. Apresentação

A edição da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, supriu uma importante lacuna no ordenamento jurídico brasileiro. Ainda que outros diplomas normativos já contemplassem dispositivos destinados à proteção de dados pessoais, é inegável a importância da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) na sistematização da matéria. Ela confere inédita segurança jurídica no País ao regulamentar o tratamento de dados pessoais por pessoas naturais e jurídicas, de direito público e privado, por meios físicos e digitais, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais da liberdade e privacidade, bem como o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

De acordo com a LGPD, consideram-se operações de tratamento todas as operações realizadas com dados pessoais, tais como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, avaliação ou controle de informação, modificação, comunicação, transferência, compartilhamento, difusão, extração ou eliminação.

Para alcançar os seus objetivos institucionais, a Associação dos Servidores da Carreira de Especialista em Meio Ambiente e do Plano Especial de Cargos do MMA e do IBAMA – PECMA, no Distrito Federal – ASIBAMA-DF realiza diversas operações de tratamento. Dados pessoais dos servidores e pensionistas da Carreira de Especialista em Meio Ambiente e do PECMA, dos associados, dos dirigentes da Entidade, dos colaboradores e de parceiros são necessários para que, em último grau, os interesses dos associados sejam protegidos.

Portanto, como medida de prestação de contas e em decorrência do nosso compromisso com a transparência, a privacidade e a segurança dos dados pessoais a nós confiados, a presente política se propõe a esclarecer para você, titular de dados, um pouco mais sobre como tratamos os seus dados pessoais. Se, após a leitura desta política, você ainda tiver dúvidas, fique à vontade para entrar em contato conosco por meio de nosso site https://asibama.org.br/ ou confira o contato da nossa equipe de encarregados pelo tratamento de dados pessoais (Data Protection Officer) – no item 3.

2. Quem somos nós?

A Associação dos Servidores da Carreira de Especialista em Meio Ambiente e do Plano Especial de Cargos do MMA e do IBAMA – PECMA, no DF, denominada ASIBAMA-DF, é uma entidade civil de âmbito nacional, com personalidade jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, de caráter associativo, cultural, recreativo e de classe, regendo-se por estatuto próprio.

A ASIBAMA-DF tem sede e foro na cidade de Brasília, Distrito Federal, sua duração é por tempo indeterminado e tem como finalidade promover a defesa dos direitos e interesses coletivos e individuais de seus associados, inclusive pelas vias judiciais e administrativas. Caso queira saber mais sobre nós, nosso estatuto está disponível para consulta no site https://asibama.org.br/atas-e-estatuto/.

3. Quem é o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais?

A ASIBAMA-DF é a entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais e que determina as finalidades e os meios de tratamento, denominada “controladora de dados”. Nas hipóteses em que o compartilhamento de dados pessoais se fizer necessário, poderão existir outros controladores (para maiores informações sobre o compartilhamento de dados confira o item 7 desta Política).

Caso o titular dos dados pessoais necessite entrar em contato com o responsável pelo tratamento dos dados para obter maiores informações ou exercer seus direitos, poderá contatar-nos e à nossa equipe de encarregados pelo tratamento de dados pessoais (Data Protection Officer) por intermédio do e-mail: dpo@asibama.org.br ou pelo número de telefone (61) 98112-1926.

A título de informação, o encarregado pela proteção de dados pessoais é a pessoa escolhida para atuar como canal de comunicação entre a ASIBAMA-DF, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Portanto, qualquer dúvida relacionada ao tratamento de dados pessoais realizado por nós poderá ser endereçada à nossa equipe de encarregados.

4. A quem se aplica esta política de privacidade?

A presente política se aplica a todos os titulares dos dados pessoais tratados pela ASIBAMA-DF na persecução de seus fins estatutários, incluindo, mas não se limitando aos servidores e pensionistas da Carreira de Especialista em Meio Ambiente e do PECMA, aos nossos associados, dirigentes, colaboradores, parceiros, alunos da academia de esportes e do curso de Pilates ofertados pela Entidade (cujo vínculo independente de associação). Para os fins deste documento, considera-se:

4.1. Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

4.2. Dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

4.3. Banco de dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;

4.4. Titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

4.5. Controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

4.6.  Operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

4.7. Encarregado: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

4.8. Agentes de tratamento: o controlador e o operador;

4.9. Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;

4.10. Consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada;

4.11.  Eliminação: exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.

5. Quais dados pessoais são tratados por nós?

Para alcançar sua finalidade, a ASIBAMA-DF realiza o tratamento de diversos dados pessoais dos servidores e pensionistas da Carreira de Especialista em Meio Ambiente e do PECMA, de seus associados, de seus dirigentes, de seus colaboradores, de seus parceiros e dos alunos da academia de esportes e do curso de Pilates ofertados pela Entidade (cujo vínculo independe de associação), tais como:

• Dados pessoais dos servidores e pensionistas da Carreira de Especialista em Meio Ambiente, do PECMA e dos associados: Nome completo; Sexo; Estado Civil; Data de nascimento; Número do RG; Número do CPF; Órgão de lotação; Número de matrícula/SIAPE; Cargo; Números de telefone para contato; Endereços de e-mail; Classificação como ativo/aposentado/pensionista; Data de adesão ao serviço público federal; Data de aposentadoria; Cópias de contracheques; Endereço residencial; Bairro; Cidade; UF; País; Nome completo dos dependentes; Grau de parentesco com os dependentes; Data de nascimento dos dependentes; Assinatura para desconto de mensalidades; Foto 3×4 ; Fotos diversas; Dados bancários; Dados pessoais insertos em documentos que atestam sua saúde e capacidade laboral; dentre outros dados necessários para instrução de processos judiciais e/ou administrativos.
• Dados pessoais dos candidatos e/ou componentes da Diretoria Executiva: Nome completo; Sexo; Estado Civil; Data de nascimento; número do RG; Número do CPF; Órgão de lotação; Número de matrícula/SIAPE; Cargo; Números de telefone para contato; Endereços de e-mail; Classificação como ativo/aposentado/pensionista; Data de adesão ao serviço público federal; Data de aposentadoria; Cópias dos contracheques; Endereço residencial; Bairro; Cidade; UF; País; Fotos diversas; Condição de associado (fundador ou efetivo) eleito para cargo de Diretor Executivo e dados pessoais sobre opiniões políticas externalizados enquanto ocupantes dos cargos de Diretoria; dentre outros.
• Dados pessoais dos colaboradores da Entidade e candidatos às vagas de emprego/estágio por ela oferecidas: Nome completo; Sexo; Estado Civil; Data de nascimento; Número do RG; Número do CPF; Número da CTPS; Cargo; Números de telefone para contato; Endereços de e-mail; Endereço residencial; Bairro; Cidade; UF; País e demais dados pessoais insertos em seus contratos de trabalho e necessários para cadastro no eSocial; Dados pessoais que atestam sua capacidade laboral e sua saúde; Dados bancários; Dados pessoais insertos em documentos comprobatórios para justificar faltas permitidas ou não por lei; Dados pessoais relacionados ao seu desempenho e relacionamento com os colegas; Dados pessoais de imagem e nome; Dados pessoais para controle de jornada de trabalho; Dados pessoais para ingresso na sede da ASIBAMA-DF; dentre outros.
• Dados pessoais dos alunos da academia de esportes e do curso de Pilates ofertado pela Entidade (cujo vínculo independente de associação): Nome completo; Número de CPF; Número de RG; Data de nascimento; Números de telefones para contato; Endereço residencial; Endereço de e-mail; Número de matrícula; Vínculo institucional; Condição de associado à ASIBAMA-DF; Histórico médico de saúde (registros de doenças e/ou cirurgias); Informações sobre prática de atividades físicas / sedentarismo; Informações sobre o uso de medicamentos ou suplementos alimentares; Dados bancários; dentre outros.
• Dados pessoais de seus parceiros pessoas físicas, incluídos os prestadores de serviços, produtores e expositores participantes das feiras organizadas pela ASIBAMA-DF: Nome completo; Número de CPF, Número de RG; Telefones para contato; Endereço residencial; Endereço de e-mail; Profissão dos prestadores de serviços/produtores/expositores; Estado Civil; Dados bancários; Dados contidos nos recibos de pagamento; dentre outros.
• Dados dos convidados usuários dos espaços da ASIBAMA-DF disponibilizados para a realização de festas e eventos: Nome completo; Número de RG; Número do CPF e Comprovante de Vacinação contra a COVID-19.

6. Por que solicitamos os seus dados pessoais?

Os dados pessoais dos titulares mencionados nesta política (item 4) são necessários para possibilitar, direta ou indiretamente, a persecução dos fins estatutários da ASIBAMA-DF (vide estatuto da Entidade). Diante do exposto, poderemos realizar as operações de tratamento de dados para atingir as seguintes finalidades:

• Dados pessoais dos servidores e pensionistas da Carreira de Especialista em Meio Ambiente, do PECMA e dos associados: Identificar o titular de dados/ associá-lo à ASIBAMA-DF; Comprovar sua condição de integrante da Carreira ou do PECMA; Viabilizar contato com os futuros associados da Entidade e enviar-lhes informações; Incluir os dependentes dos associados para fins de gozo dos benefícios ofertados; Implementar o desconto da mensalidade; Realizar o cálculo do valor da mensalidade; Realizar a atualização cadastral do associado; Realizar balanços e comprovar entrada de recursos; Prestar contas; Entrar em contato com o associado por intermédio dos “outros contatos” fornecidos; Divulgar o trabalho da Entidade para fins de novas associações; Deliberar sobre a desfiliação e operacionalizá-la; Viabilizar a participação do associado em assembleias; Assegurar ao associado o seu direito ao voto em assembleias; Prestar contas sobre as deliberações/lisura do processo de votação; Divulgar o trabalho da Entidade aos demais filiados para prestação de contas; Possibilitar ao associado usufruir dos convênios oferecidos pela ASIBAMA-DF; Identificar o titular e sua condição de associado/empregado da ASIBAMA-DF para comprovação perante a Entidade conveniada; Identificar o dependente do associado para fins de gozo dos benefícios; Divulgar alterações efetuadas nos convênios oferecidos pela ASIBAMA-DF; Usufruir dos serviços oferecidos pela entidade (tais como reservas de espaços para eventos e quadras esportivas); Prestar os serviços jurídicos oferecidos pela Entidade; Viabilizar o contato dos Diretores/Entidade com os associados;  Viabilizar o contato entre os associados nos grupos institucionais – para fins de integração; Promover encontros entre os associados (comemorações, manifestações); Convocar os associados para participarem de Assembleias; dentre outras.
• Dados pessoais dos candidatos e/ou componentes da Diretoria Executiva: Possibilitar que os associados possam se candidatar aos cargos da Diretoria da Entidade; Viabilizar o contato com os associados candidatos à Diretoria e participantes da comissão eleitoral; Possibilitar a efetiva participação dos candidatos no processo eleitoral; Dar posse aos novos Diretores; Exercer o mandato na Diretoria da Entidade; Viabilizar a participação dos associados como membros da comissão eleitoral; Viabilizar a troca de informações entre os membros da Diretoria com o escritório de advocacia contratado; Viabilizar a troca de informações entre os membros da Diretoria com a Administração Pública; Divulgar o trabalho da Entidade; Viabilizar o contato com os associados para divulgação de informações sobre a nova Diretoria; Divulgar manifestações de caráter político-institucional; Prestar informações sobre a Entidade; dentre outras.
• Dados pessoais dos colaboradores da Entidade e candidatos às vagas de emprego/estágio por ela oferecidas: Realizar processos de seleção e contratação de empregados e estagiários; Viabilizar o contato com o candidato à vaga de emprego/estágio; Atestar a capacidade laboral do futuro colaborador/exame admissional; Elaborar contrato de trabalho e inserir o trabalhador no livro de registros de empregados; Cumprir exigências legais e cadastro na plataforma do governo; Elaborar contrato de estágio; Atestar a saúde do empregado para o exercício de sua atividade/exame periódico; Elaborar a folha de pagamento e recolher os tributos; Pagar a remuneração do colaborador; Analisar as justificativas de ausências por motivo de saúde e as não previstas em lei; Avaliar o desempenho do empregado e do estagiário; Controlar a jornada de trabalho; Atestar a saúde do empregado para a ruptura contratual/exame demissional; Controlar o ingresso do colaborador na sede da ASIBAMA-DF; Controlar o ponto dos colaboradores; Realizar procedimentos necessários para a rescisão contratual; Viabilizar o contato com o colaborador; Viabilizar o gozo dos benefícios previstos na norma coletiva e/ou ofertados pela Entidade por mera liberalidade; dentre outras.
• Dados pessoais dos alunos da Academia de esportes e do curso de Pilates ofertado pela Entidade (cujo vínculo independente de associação): Cadastrar o aluno na Academia para a prática de musculação, aulas de ginástica e Pilates; Formalizar um contrato de prestação de serviços; Verificar sua condição de associado à ASIBAMA-DF para concessão de desconto nas mensalidades; Atestar sua condição de saúde para prática de atividades físicas; Permitir o ingresso nos espaços destinados à prática das atividades físicas e Pilates; garantir a segurança dos espaços; Viabilizar o contato com o aluno, dentre outras.
• Dados pessoais de seus parceiros pessoas físicas, incluídos os prestadores de serviços, produtores e expositores participantes das feiras organizadas pela ASIBAMA-DF: Cadastrar prestadores de serviços, produtores e expositores no banco de dados da ASIBAMA-DF; Realizar com os prestadores de serviços, expositores e produtores contratos de prestação de serviços e/ou de parcerias; Viabilizar aos produtores e expositores a exposição/demonstração de seus produtos; Conferir a condição de expositor para o ingresso seguro na sede da Entidade, na sede do IBAMA e do Instituto Chico Mendes; Entrar em contato com os prestadores de serviços, produtores e expositores; Enviar de orçamentos e emitir de recibos; Realizar a prestação de contas e comprovar despesas; dentre outras.

Além disso, a ASIBAMA-DF realiza operações de tratamento de dados pessoais com o intuito de preservar a memória da Entidade, razão pela qual mantém arquivos de documentos físicos e/ou digitais em sua sede em conformidade com a Lei n. 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

7. Qual fundamento jurídico utilizamos para tratar os seus dados pessoais?

A ASIBAMA-DF realiza as operações de tratamento dos dados pessoais dos titulares mencionados nesta política para perseguir as finalidades previstas em seu estatuto e, como regra geral, utiliza como fundamento o consentimento fornecido por eles, bem como o estrito cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

Poderá, ademais, tratar os tais dados pessoais quando esses se fizerem necessários à execução dos contratos firmados, quando necessários para atender aos interesses legítimos da Entidade (nos termos previstos pela legislação) ou para o exercício regular de direitos em processo judicial ou administrativo.

Para responder essa pergunta você deverá analisar o dado tratado e a finalidade do tratamento. Em caso de dúvidas, nos colocamos à disposição para lhe auxiliar com esclarecimentos sobre a base legal invocada por nós para o tratamento dos seus dados pessoais.

8. Com quem compartilhamos os seus dados pessoais?

Os seus dados pessoais são tratados pela ASIBAMA-DF e poderão ser compartilhados com outras entidades, abaixo mencionadas, quando estritamente necessários para atingir as finalidades anteriormente listadas nesta política. A título de esclarecimento, nós somente enviamos dados a terceiros, sem o seu consentimento, quando tal seja exigido por lei e/ou autoridade competente.

Em quaisquer das hipóteses, nos comprometemos a adotar todas as salvaguardas adequadas para a proteção dos seus dados. Segue, abaixo, o rol de entidades com as quais podemos compartilhar os seus dados:

• Associação Nacional dos Servidores da Carreira de Especialista em Meio Ambiente (CEMA) e do Plano Especial de Cargos do Ministério do Meio Ambiente e do Ibama (PECMA) – ASCEMA Nacional: para cumprir as exigências da Assembleia Extraordinária dos Associados da ASIBAMA-DF, ocorrida em 04/09/2006, que deliberou pela filiação da Associação à então Asibama Nacional, diante da necessidade de se ter uma associação de âmbito nacional que agregasse as entidades estaduais e representasse os servidores em nível nacional;
• Pandora Soluções: para a realização do processo eleitoral de forma eletrônica;
• BBTi Serviços de Informática: para a prestação de serviços de informática;
• SysCoin Commerce Tecnologia e Serviços: para a manutenção do site e das contas de e-mail da Entidade;
• Hexagon Consultores Associados: para manutenção do módulo de controle patrimonial e de acesso e identificação de associados (SGWeb e Deneb) e prestação de serviços de administração das consignações facultativas dos associados.
• Administração Pública: para a prestação de auxílio na defesa dos interesses dos associados;
• Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – Correios: para envio de correspondências;
• Torreão Braz Advogados: para viabilizar a defesa dos interesses dos associados administrativa e/ou judicialmente.
• B2HR – Inteligência em Gestão de Pessoas e CIEE – Centro de Integração Empresa-Escola: para a realização dos processos de seleção de colaboradores;
• BSB MED – Segurança e Medicina do Trabalho LTDA.: para a realização de exames médicos admissionais, demissionais e periódicos; elaboração de laudos na área de segurança, engenharia, medicina do trabalho e meio ambiente.
• ARBRENT Contabilidade e Gestão: para a prestação dos serviços de contabilidade;
• Bradesco Saúde: para o oferecimento de plano de saúde aos colaboradores;
• Sodexo: para o oferecimento de vale-alimentação aos colaboradores;
• Empresas conveniadas: para que os associados possam usufruir dos convênios mantidos pela Entidade (lista de empresas disponível no site);

9. Por quanto tempo armazenamos os seus dados pessoais?

O período durante o qual os dados pessoais são armazenados e conservados pela ASIBAMA-DF varia de acordo com a finalidade para a qual a informação é tratada, indicada no rol de finalidades disposto no item 6.

Efetivamente, existem requisitos legais que nos obrigam a conservar os dados por um período mínimo. Assim, e sempre que não exista uma exigência legal específica, os dados serão armazenados e conservados apenas pelo período mínimo necessário para a prossecução das finalidades que motivaram a sua coleta ou o seu posterior tratamento, nos termos definidos pela legislação em vigor.

10. Quais são os seus direitos como titular de dados?

O titular dos dados pessoais tem o direito de obter da ASIBAMA-DF, a qualquer momento, mediante requisição expressa, informações sobre os dados tratados. Poderá, ademais, exercer os seguintes direitos, nos limites assegurados pela legislação em vigor:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular;
• Informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento;
• Opor-se a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, em caso de descumprimento ao disposto nesta Lei.

11. Como exercer os seus direitos?

Você poderá exercer seus direitos entrando em contato com a nossa equipe de encarregados pela proteção de dados pessoais pelo e-mail dpo@asibama.org.br ou pelo número de telefone (61) 98112-1926. Com o objetivo de tornar o exercício mais efetivo, você deverá indicar no seu pedido: i) seu nome; ii) número do CPF; iii) endereço de e-mail; iii) condição de herdeiro e/ou vínculo com o titular já falecido e iv) o direito que pretende exercer.

Sem prejuízo de poder apresentar reclamações diretamente à ASIBAMA-DF, por meio dos canais disponibilizados para essa finalidade, o titular pode reclamar diretamente para a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD.

Nas hipóteses de compartilhamento de dados pessoais com outras entidades, você também poderá exercer os seus direitos em face delas, entrando em contato com os encarregados pela proteção de dados pessoais por elas designados.

12. Medidas para garantir a segurança dos dados pessoais

A ASIBAMA-DF assume o compromisso de aplicar práticas seguras, com base nos princípios estabelecidos na Lei Geral de Proteção de dados Pessoais e em toda a legislação aplicável à matéria.

Os seus dados pessoais serão conservados em ambiente seguro, de acordo com a legislação em vigor e levando em conta as melhores práticas de proteção de dados, podendo apenas ser acessados por pessoas qualificadas e/ou autorizadas por nós.

A nossa obrigação é manter os seus dados pessoais seguros e, com tal propósito, aplicamos medidas de segurança técnicas e administrativas apropriadas para assegurar a proteção dos seus dados pessoais e impedir o acesso de pessoas não autorizadas, bem como aplicamos diversas práticas de cibersegurança e proteção de dados, tais como: gestão de vulnerabilidades, testes de intrusão em nossos sistemas e tecnologias, sensibilização dos colaboradores ao tema cibersegurança e proteção de dados, gestão e resposta a incidentes de segurança, avaliação de impacto na privacidade, revisão e melhorias constantes nos processos internos, entre outras práticas.

A ASIBAMA-DF se compromete a comunicar os titulares de dados e a ANPD caso ocorra um incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante.

13. Informações coletadas automaticamente (cookies)

Utilizamos cookies que garantem e permitem que o site da ASIBAMA-DF funcione melhor. Coletamos também determinadas informações sempre que você interage conosco no site. Clique aqui e saiba mais.

14. Outras informações

A ASIBAMA-DF reserva-se no direito de, a qualquer momento, proceder a modificações ou atualizações à presente Política de Privacidade, sendo essas alterações devidamente atualizadas no nosso site https://asibama.org.br/lgpd/.

Sugerimos que você consulte regularmente esta política para ficar ciente em caso de eventuais alterações.

Última atualização: 31 de janeiro de 2022.